Geschäftsprozess-Automatisierung
Der Trend der Digitalisierung hält viele Bausteine für sämtliche Branchen und Wirtschaftssektoren bereit. Ein Baustein davon ist die Geschäftsprozessautomatisierung, mit dem Ziel das Unternehmen systematisch weiterzuentwickeln sowie die Qualität und Leistung der täglichen Arbeit zu verbessern.
Bereits seit der industriellen Revolution des 19. Jahrhunderts nimmt die Bedeutung der automatischen Prozesse stetig, kontinuierlich und mittlerweile fast schon exponentiell zu. Dank einer breiten Palette neuer Tools und Softwareanwendungen ist die Geschäftsprozessautomatisierung ein integraler Bestandteil der modernen Unternehmenswelt. Die Geschäftsprozessautomatisierung, oder auch Business Process Automation genannt, beschreibt den Einsatz fortschrittlicher Technologien zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben im Zusammenhang mit Prozessen und Workflows. Hierfür wird eine Software eingesetzt, die zeitaufwendige Routinen und sich wiederholende Prozesse automatisiert. Das daraus entstehende Ergebnis ist eine verbesserte Effizienz und Effektivität, geringere Kosten, eine deutlich reduzierte Fehlerquote und eine höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Funktion
Wie funktioniert die Geschäftsprozessautomatisierung?
Die Geschäftsprozessautomatisierung stellt in ihrer grundlegendsten Form eine integrationsbasierte Lösung dar. Mit dieser können mehreren Anwendungen miteinander kommunizieren. Integrationsplattformen werden als Service genutzt, um verschiedene Apps zusammenzufügen, die Teile eines Geschäftsprozesses automatisieren und optimieren. Darüber hinaus werden auch gerne komplexe Formen der Geschäftsprozessautomatisierung eingesetzt: Die „intelligente“ Geschäftsprozessmanagement-Software, eine symbiotische Verwendung von Prozessmanagement und Künstlicher Intelligenz. Damit erfolgt eine automatisierte Erweiterung von Datenabfragen.
Anwendung
Mögliche Anwendungsbereiche der Geschäftsprozessautomatisierung
Bestellungen im Vertrieb und im Kundenservice
Bestellanforderungen sind zeitaufwändig in der Erstellung und wiederholen sich stetig. Darüber hinaus umfasst die Erstellung von Bestellanforderungen mehrere Genehmigungsstufen innerhalb des Unternehmens und benötigt sehr genaue Informationen. Bei dieser umfassenden Tätigkeit hilft die Geschäftsprozessautomatisierung: Fehler vermeiden, Genehmigungsprozesse straffen, Genehmigungen beschleunigen und so zuverlässige Ergebnisse erzielen.
Mitarbeiter-Onboarding des Personalwesen
Auch wenn das Onboarding in vielen Unternehmen unterschiedlich abläuft, sind dennoch grundlegende Aufgaben und Informationsformulare in diesem Prozess übereinstimmend. Eine Geschäftsprozessautomatisierung hilft an dieser Stelle dabei, schnell und flexibel die einzelnen Aufgaben und Schritte des Onboardings zu durchlaufen. Daneben ermöglicht die Geschäftsprozessautomatisierung einen Zugriff auf die richtigen Informationen für alle Beteiligten und eine klare Struktur über den gesamten Onboarding-Prozess.
Mitarbeiter-Benutzerkonten
Die Erstellung von Benutzerkonten für neue Mitarbeiter oder die Erweiterung und Anpassung der Verantwortungsbereiche aktueller Mitarbeiter stellt in einem mittelständischen Unternehmen oftmals eine große Herausforderung und ein umfangreiches Unterfangen dar. Die Geschäftsprozessautomatisierung stellt dabei sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die entsprechenden Systeme, Programme, Informationen und Ressourcen hat. So verfügen alle Mitarbeiter über die angepassten Berechtigungen und die maßgeblichen Personen sind stets umfangreich informiert.
Berichterstellung und Berichtverteilung in allen Bereichen
Mit der Geschäftsprozessautomatisierung ist die mühsame Erstellung von Unternehmensberichten Vergangenheit. Dank einer automatisierten Berichtslösung können innerhalb kürzester Zeit wichtige Berichte erstellt und geliefert werden. Dabei interagieren die automatisierten Berichtsprozesse mit speziellen Monitoring- und Analysetools. So können Unternehmensberichte automatisch innerhalb von Minuten erstellt und an alle Adressaten verteilt werden. Sie sparen nicht nur wichtige Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ein, sondern können auch das Fehlerrisiko deutlich reduzieren.
Tabellenkalkulationsverwaltung der Finanzabteilung
Mithilfe der Geschäftsprozessautomatisierung bewältigen Ihre Mitarbeiter mühelos die zeitaufwändige Formatierung, das Kopieren und das Einfügen von Daten in die Tabellenkalkulation. Von nun an sind die Tabellen Ihres Unternehmens korrekt gepflegt und stehen jederzeit zur Verfügung.
Anhand der oben aufgeführten Anwendungsbereiche verdeutlicht sich die Tatsache, dass die Geschäftsprozessautomatisierung für eine vielfältige Auswahl von Aufgaben in sämtlichen Abteilungen und Systemen implementierbar ist. So verbessert die Geschäftsprozessautomatisierung die operative Agilität und ist ein wichtiger Teil im Puzzle der digitalen Transformation. Aber der Nutzen einer Geschäftsprozessautomatisierung ist nicht in jedem Anwendungsbereich gleich groß, deshalb sollten bei der Umstellung von manuell auf automatisiert einige Faktoren berücksichtigt werden.
Aufgabenvolumen
Unternehmensprozesse mit einem hohen Anteil an manuellen Aufgaben profitieren erheblich von einer Geschäftsprozessautomatisierung. So erfolgt eine immense Zeitersparnis neben einer Fehlerreduktion.
Anzahl der beteiligten Mitarbeiter
Sind viele Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen an einem Prozess beteiligt, hilft die Geschäftsprozessautomatisierung bei einem reibungslosen und konfliktfreien Ablauf. Ebenfalls ist an dieser Stelle eine Entlastung der Mitarbeiter möglich sowie eine gesteigerte Effizienz und Geschwindigkeit in dem betroffenen Prozess.
Zeitliche Abhängigkeiten
Eine Rationalisierung von Aufgaben mit Hilfe der Geschäftsprozessautomatisierung ermöglicht eine bessere Einhaltung von Fristen und Terminen, indem die Durchlaufzeiten verkürzt werden.
Abhängigkeiten mit anderen Prozessen und Transparenz
Sind in einem Unternehmen verschiedene Prozesse und Systeme miteinander verknüpft, ist vor allem die Genauigkeit der einzelnen Schritte von großer Bedeutung. Die Geschäftsprozessautomatisierung gibt genau die richtigen Daten und Informationen an die abhängigen Prozesse weiter und sorgt für einen reibungslosen und optimalen Arbeitsprozess.
Compliance
Dank einer Geschäftsprozessautomatisierung sind Sie und Ihr Unternehmen jederzeit auf dem neusten Stand bezüglich gesetzlicher und regulatorischer Änderungen.
Die fünf Stufen der Geschäftsprozessautomatisierung
1. Stufe: Identifikation der zu automatisierenden Prozesse
Eine grafische oder visuelle Darstellung eines Unternehmens dient der Identifikation der sich wiederholenden Tätigkeiten. Mit einer solchen Prozesslandkarte werden Ineffizienzen und Optimierungspotenzial im Unternehmen aufgedeckt. Daraufhin entwirft DAERO GmbH einen optimalen Prozess, um den aktuellen, manuellen Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren.
2. Stufe: Business-Ziele aufstellen
In dieser Stufe legen wir gemeinsam mit Ihnen die Geschäftsziele für die Prozessautomatisierung fest. So analysieren wir den Gesamtfortschritt Ihres Unternehmens, schaffen Transparenz und vereinfachen die Komplexität der Organisationsstruktur.
3. Stufe: Auswahl der Automatisierungssoftware
Sobald die Business-Ziele definiert sind, wird die richtige Software für die Geschäftsprozessautomatisierung ausgewählt. Aufgrund der zahlreichen Softwaremöglichkeiten ist die richtige Auswahl eine Herausforderung, denn es gilt die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens bestmöglich umzusetzen. Ebenfalls achtet DAERO GmbH darauf, dass die Lösung ebenso einfach zu bedienen wie auch in bestehende Systeme integrierbar ist. Dies stellt sicher, dass Datenbanken aus der aktuellen Software extrahierbar und sämtliche gespeicherten Daten agil verwendbar sind.
4. Stufe: Change Management
DAERO GmbH schafft Offenheit und Transparenz für den Einsatz der Automatisierungssoftware und den Nutzen der automatisierten Prozesse bei Ihren Mitarbeitern. Wir garantieren durch unser Change Management einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozessautomatisierung.
5. Stufe: Support und Maintenance
Auch nach erfolgreicher Implementierung der neuen Software und der Geschäftsprozessautomatisierung unterstützt DAERO GmbH Ihr Unternehmen mit einer regelmäßigen Kontrolle und Wartung. Somit stellen wir sicher, dass sich die eingesetzten Tools und Prozesse stets flexibel an die sich verändernden Marktbedingungen anpassen. Über nutzungsbasiertes Feedback misst DAERO GmbH die Schlüsselleistung der implementierten Geschäftsprozessautomatisierung.
Suchen Sie eine Möglichkeit die Prozesse in Ihrem mittelständischen Unternehmen effizienter, flexibler und kostengünstiger zu gestalten? DAERO GmbH begleitet Sie und Ihr Unternehmen auf dem Weg der betrieblichen Weiterentwicklung in eine digital-erfolgreiche Zukunft. Mit der Geschäftsprozessautomatisierung von DAERO GmbH eröffnen wir Ihnen die Möglichkeit, problematische sowie ineffiziente Prozesse zu automatisieren. Setzen auch Sie auf die Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, Produktivität, Leistung und Kostenreduzierung der Geschäftsprozessautomatisierung von DAERO GmbH.
Die Vorteile einer Geschäftsprozessautomatisierung
- Agilere Geschäftsstrukturen
- Höhere Produktivität
- Optimierte Arbeitsabläufe
- Verbesserte Transparenz der einzelnen Prozesse
- Effektives Echtzeit-Monitoring
- Geringere Durchlaufzeit
- Kostenreduzierung
- Bessere Ausschöpfung der Mitarbeiterressourcen
- Verbesserte Zusammenarbeit der Mitarbeiter
- Mehr Sicherheit
- Reduzierte Compliance-Risiken
- Höhere Kundenzufriedenheit
Zentrale Anforderungen
Unsere Geschäftsprozessautomatisierung-Tools sind flexibel und einfach in der Nutzung.
Mit Hilfe von integrierten Analyse- und Berichtsoptionen können Sie wichtige Key Performance Indikators verfolgen, um mögliche Probleme bei den unterschiedlichen Geschäftsprozessen zu erkennen sowie die Effektivität Ihrer Geschäftsprozessautomatisierung zu bewerten.
Dank der Geschäftsprozessautomatisierung von DAERO GmbH ist eine flexible, effektive und einfach Integration in Ihr bestehendes Gesamtsystem garantiert.
Wir stellen sicher, dass Ihre Lösung für die Geschäftsprozessautomatisierung neben der Computer-Nutzung auch zuverlässig auf mobilen Geräten anwendbar ist.
Die Geschäftsprozessautomatisierung von DAERO GmbH wird passgenau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten – ohne versteckte Kosten.
Unsere Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung passen sich dank regelmäßiger Kontrollen und Wartungen stets an die sich verändernden Marktanforderungen an. So garantieren wir, dass die Geschäftsprozessautomatisierung mit Ihrem Unternehmen wächst und skalierbar ist, um die zunehmende Komplexität und Arbeitsauslastung zu bewältigen.
Mit Hilfe von Low-Code-Optionen, die auf visueller Prozessmodellierung beruhen, benötigen Ihre Mitarbeiter keine fundierten Kenntnisse in der Programmierung und im Softwaredesign. Die grafische Oberfläche ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine einfache Handhabung.
